銀行、クレカ、ASPの取引明細から手動で効率的に仕訳を作る方法

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銀行の取引明細CSVファイルやASPの売上レポートから手動で効率的に仕訳を作る方法について書きます。

一番いいのはコピペで仕訳が完了するようなエクセルファイルを作ること

銀行の取引明細のCSVファイルから効率的に仕訳を作るのに一番いい方法は、取引明細のCSVファイルを貼り付けたら自動的に仕分けが完成するようなエクセルファイルを用意することです。

私も、楽天銀行とゆうちょ銀行については、取引明細のCSVファイルをコピペするだけで仕訳が完成するようなエクセルファイルを用意してあります。

ただ、このようなファイルを用意するには、初歩的なエクセルの関数が使えないと厳しいです。

コピペで仕訳ができるようなシートが作れないなら手動で仕訳

ではコピーだけで仕訳が完成するようなエクセルファイルを自分で作ることが出来ない時はどうすればいいんでしょうか。

その時は手動で仕訳するしかありません。

しかし、その手動仕訳も、やり方次第で効率がまったく違ってきます。

効率的な手動仕訳をするには、仕訳を作りたいスペースのすぐ右に銀行のCSV明細の中身を貼り付ける

CSVファイルから効率的に仕訳を作りたいなら、仕訳したいスペースのすぐ右側に、銀行のCSV明細の中身をコピペしましょう。

次に取引の内容が詳しく書かれている列でソートする

その後取引の内容が詳しく書かれている列(楽天銀行の明細であれば入出金先内容の列)でソートします。

ソートすると取引内容が似た列が並びます。

手動で仕訳をするにしても、この状態ならとても効率的です。

ソートするとコピペで入力が済むところが多くなるので楽

関数を全く使わない場合、日付列はすべて手書きで入力することになりますが、ほかの列で手書き入力が必要なところは僅かです。

下の図は私が実際に手書きで仕訳を作ったエクセルシートです。別タブで開くなどして拡大してみてください。

コピペ作業で仕訳が以外にサクサク進む様子を色々と書き込んでいます。

金額を入れる列は、借方貸方とも、コピペした後、マイナスの金額から-の符号を取れば完成(青枠)。

摘要列は入出金先内容の列をコピペするだけ(オレンジ枠と矢印)。

科目は手入力しなければいけませんが、上の図の青枠赤枠内のように似たような取引が上下に連続しているなら、オートフィルでコピーするだけで済むところが多くなるので楽です(赤枠と矢印)。

ASPの売上レポートも同じような感覚で処理するといいですよ。

ASPの売上レポートは、CSVファイルではありませんが、ウェブサイトから直接コピペすることができます。

理想はコピペで仕訳が完了するようなエクセルファイルを作ることですが、

それが無理なら、仕訳を作りたいスペースのすぐ右に、売上レポートをコピペします。

銀行の取引明細を仕訳した時に、仕訳を作りたいスペースのすぐ右に銀行のCSV明細の中身を貼り付けたのと、同じような考え方です。

あとは、売上レポートを横目で見ながら、コピペを駆使して入力作業を減らしつつ仕訳を作っていきます。

クレジットカードの明細もこの方法でやるのがいいですね。

あとは、クレジットカードの明細のCSVファイルもも、エクセルで仕訳したほうがいいですね。

今年、freeeを使ってみて、クレジットカードの明細はfreeeのほうが早く仕訳することができるのではないかと思ったのですが、そんなことはありませんでした。

ただ、クレジットカードの明細を仕訳するときには注意が必要です。

クレジットカードの明細は月ごとに発行されることが多いですが、1年分の明細の仕訳に関係ある部分をすべてつなげてから、それを仕訳するのが効率的です。

エクセルで作業したほうがクラウド家計で作業するより効率的なことも多い

クラウド会計は効率的なのですが、少しエクセルに慣れていれば、エクセルのほうが早く終わる作業も多いです。

クラウド会計とエクセルを上手く使い分けるのが最も効率的だと思います。

とはいえ、ここまで10回を数える今回の青色申告作業シリーズでは、クラウド会計よりもエクセルで処理したほうが早く済むような作業は残り少なくなってきました。

次回は、エクセルでやった仕訳作業をまとめて、クラウド会計にアップロードする準備をします。

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