【青色申告】決算と確定申告書作成をクラウド会計に任せ、それ以前の準備をエクセルでやるのがいいのでは?

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2015年分の確定申告までは、自作エクセルフォームで確定申告書類の作成を行ってきました。@web_shufu です。

2016年分の確定申告も、これまで通りのやり方で確定申告書類を作成しました。あとは印刷・提出を残すのみ。経理関係にかけた作業は年間で20時間くらいです。

20時間で青色申告のメリットを享受できると考えれば現状でも悪くはありません。

しかしクラウド会計についていろいろ調べていくうちに、

ウェブシュフ
クラウド会計を使えばもっと作業時間が短縮できるんではないか

と思えてきました。

それで思い切って使ってみることにしました。

私はこれまで会計作業はエクセルで行ってきました。

あっと、すいません。この見出しはちょっと見栄を張ってます。

正確にはLibreOffice CalcGoogleスプレッドシートを使って、エクセル用ファイル上で、青色申告帳簿作成作業などをしています。

これを「会計作業はエクセルで行ってきました。」と言っているわけです。

結構な値段がするエクセルではなく、エクセルと互換性のある無料ソフトを使っています 。しょぼいですね。

それはともかく、クラウド会計などの便利そうな会計ソフトは一切使って来ませんでした。

これまで私がクラウド会計を利用しなかったわけ~クラウド会計のデメリット~

クラウド会計を使わない理由はシンプルで、あまり気に入らなかったからです。

これまでも試したことはあるんですが、以下の4点が特に気に入りません。

  • クリックが多くなるのが嫌
  • 通信による待ち時間も嫌
  • 売上を実現主義で記帳しようとすると面倒
  • 怖くて銀行やクレカ口座との自動連係ができない私にとって、クラウド会計のメリットは大幅減

以下それぞれ説明します。

クリックが多くなるのが嫌

エクセル上での会計作業と比べ、クラウド会計サイト内での作業は、どうしてもクリックの回数が多くなります。

私は腱鞘炎が癖になっているためこれは重大なことなんです。

通信による待ち時間も嫌

クラウド会計でクリックすると、多くの場合、入力データの送信やページ遷移などの通信作業が発生します。

クリックするたびに2秒くらいの小休止。これが嫌いです。

塵も積もれば山となるで、急いで青色申告をしなければいけない場面で、このダメージは結構大きいと思うんですよね。

エクセルなら待ち時間なんてほとんどありませんから、どうしてもエクセルでいいや、となってしまいます。

売上を実現主義で記帳しようとすると面倒

売上の記帳は実現主義が原則です。

実現主義のほうが現金主義よりお金の流れも分かりやすいです。

ところが、銀行口座とクラウド会計を自動連携した場合、得意先からの入金のタイミングで売上を計上することになります。

これは現金主義による計上です。

自動連係こそクラウド会計の最大の売りですが、それに頼ると売上計上が現金主義になってしまうのです。

もちろん、原則に沿って実現主義による記帳をすることも可能ですよ。

そのためには売上が実現するたびに「手動ポチポチクリック」で仕訳を入力しないといけません。 これは面倒です。

「手動ポチポチクリック」を避けるなら、期中の売上計上を現金主義によって行った上で決算整理で売上金額を修正し、年間の売上金額としては実現主義によるものとする方法もありますが…

これは確かに期中の作業は減るのですが、期末と期首で「洗替」をしなければなりません。

会計慣れしていないと「洗替って何?」からのスタートです。

私は簿記2級合格者なんですが、それでも洗替は面倒です。

つまらないミスを防ぐためにも、洗替は、しなくて済むならしたくないです。

洗替をするくらいなら、売上実現時に「売掛金/売上」、入金時に「預金/売掛金」というオーソドックスな仕訳をするほうが分かりやすくていいです。

エクセルならシートを工夫すれば「売掛金/売上」の仕訳はとても楽ですしね。

売上の処理の問題からも、クラウド会計を避けて、自作エクセルシートによる青色申告書類作成にこだわっていました。

怖くて銀行やクレカ口座との自動連係ができない私にとって、クラウド会計のメリットは大幅減

クラウド会計のメリットは、銀行口座やクレジットカード口座との自動連携にあります。

しかし私は金融機関サイトのログイン情報をクラウドサービスに預けることができません。怖いんです。。。

自動連係をしないならクラウド会計を使うメリットを一つ手放すも同然。

「じゃあ、エクセルでいいや」と思ってきました。

ではなぜ今更クラウド会計を使うのか~クラウド会計のメリット

そんな私がなぜ今更クラウド会計デビューをするのか。それは、

ウェブシュフ
決算手続きに入った後は、自作エクセルシートよりクラウド会計が有利ではないか?

と思い始めたからです。

家事按分などの決算整理その他の決算手続きが楽になりそう

エクセルで決算手続きをするのは、慣れてしまえば楽勝です。

しかし、エクセルの関数や簿記の知識がないと大変です。

クラウド会計ならもっと楽になります。

決算手続きの会計処理が楽になる

まず、一連の決算手続きの仕訳の流れを覚えないといけません。これが簿記になじみがない人にとっては大きな壁です。

クラウド会計なら、決算手続きで覚えなければならないのは、家事按分と貸倒引当金の処理くらいでしょうか。

エクセルの関数を知らなくても大丈夫

また、決算手続きでは、仕訳帳から試算表や総勘定元帳を作らないといけません。

総勘定元帳については日常的にも作成する必要があります。

これらの帳簿作業を関数なしにするのは面倒くさすぎます。

それほど難しい関数は必要ないですが、なじみのない人にとっては大きな壁です。。

私も初めて青色申告をするときはとても苦労しました。

しかしクラウド会計を使えば、エクセルの関数と格闘する必要はありません。

クラウド会計では仕訳をすれば総勘定元帳や試算表が自動生成される

クラウド会計では、仕訳を入力すれば、総勘定元帳や試算表はリアルタイムで仕上がります。

もちろんエクセル関数の知識はいりません。決算手続きがずいぶん楽になります。

エクセルで青色申告の準備を長年行ってきた私ですが、エクセルの関数は決して得意だとは言えず、エクセルでの決算手続きは毎年「めんどくさい…」と思っています。

そこで今回クラウド会計を使ってみることにしました。

青色申告書類と確定申告書類作成のための入力作業が楽になりそう

青色申告の準備作業を自作エクセルファイルで行った場合、青色申告決算書や確定申告書の作成印刷作業もやや面倒です。

国税庁の確定申告書作成コーナーに行って、自分で作った損益勘定や閉鎖残高勘定(または繰越試算表)を見ながら、かなりのデータを手動入力しなければいけません。

一方、一部クラウド会計には、申告書作成機能が搭載されています。

私は最近になってこの機能の存在を知りました。

freee株式会社が提供するクラウド型会計ソフト「クラウド会計ソフト freee」の個人事業主向けプランにおいて、確定申告書類の電子申告機能がリリースされた。Windowsに対応する。確定申告書類の作成から提出までが、freeeのクラウドサービス上で完結するとしている。(e-Taxソフトに代わってfreeeから確定申告書類をオンライン提出、「クラウド申告 freee」が一部始動 -INTERNET Watch

クラウド会計に決算手続きを任せてしまえば、 決算データが青色申告決算書や確定申告書に自動的に流し込まれるということです。

電子申告をしない人にとっても、クラウド会計の申告書作成機能を利用すれば入力作業がかなり減るはずです。

決算の手前まではエクセル、その後はクラウド会計、がベストプラクティスかも知れない

というわけで、クラウド会計を実験的に使ってみます。
といっても、クラウド会計だけを使うのではなく、エクセルとクラウド会計の良いとこ取りをします。具体的には

  • 試算表の作成、決算振替、申告書作成はクラウド会計
  • 開始仕訳、期中仕訳、決算整理仕訳はエクセル

という使い方です。

1年分会計作業を貯めてしまっているブロガー・アフィリエイターさんでもこの方法なら大丈夫です。

今から青色申告に取り組んだとしても、期限までに余裕をもって申告を完了することができると思います。

なお、利用するクラウド会計ですが、申告書作成機能が充実している無料から使える会計ソフト「freee(フリー)」を選びました。

本当はもっといろいろなクラウド会計を試して比較してみたいですが、そこまでする時間はありません。

というわけで、しばらくの間「「決算と確定申告書作成をクラウド会計に任せ、それ以前の準備をエクセルでやるという方針で青色申告をやってみる」シリーズを展開することにしました。

次回はfreeeの利用開始手続きについて書きます。

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